关于转发重庆市档案局
档案业务指导工作会议精神的通知
根据重庆市档案局2006年9月13日至15日在江津市召开的全市档案业务指导工作会议，为了更好地贯彻执行会议精神，统一我县档案业务口径，规范文书档案、会计档案、照片档案的整理工作，现转发于后，请各立档单位从现在起按此要求执行。
一、文书档案
在实施《归档文件整理实施细则》的过程中，对其中有些规定，在理解和掌握时，有不够准确、不一致的地方，对比较普遍存在的问题,再强调一下。
按《归档文件整理实施细则》整理文书档案，有下列几个问题：
1、关于“件”的问题
（1）平级机关之间的来文与复文
平级机关向本机关的来文，与本机关的复文，应作为一件。把平级机关的来文，当作本机关复文的附件处理。
本机关向平级机关的去文，与平级机关的复文，应各作一件处理。
（2）上级机关与下级机关的批复与请示
本机关向上级机关的请示，与上级机关的批复，应各作一件处理。
下级机关向本机关的请示，与本机关的批复，两件合作为一件处理。
2、归档年度的问题
（1）跨年度的会议文件，归档年度应为闭会年。
（2）当两个文件是不同年度形成的，又作为一件时，归档年度以正件的年度为准。
3、归档文件目录填写问题
（1）“责任者”填写
应填写“责任者”的全称或规范简称。
当责任者为个人时，除了填写个人姓名外，还应填写这个人的单位和职务。
（2）题名填写
无题名的，应拟写题名。
有题名，但题名不揭示文件内容的，也应拟写题名。
题名不能反映所针对的本机关问题的，也应拟写题名。
凡是拟写的题名，均应用方括号“[]”括起来。
4、装订问题
按渝档发〔2001〕18号文件规定：永久、长期保存的档案，要用线装订。
5、归档章格式和使用问题
归档章基本格式，应按渝档发〔2001〕18号文件规定格式执行。其中的项目，可以多，不能少。
归档章应盖在文件第一页上边框空白处。若上边框无空白处，可另加白纸，归档章盖在白纸上端处。
6、装具问题
装具格式，应按渝档发〔2001〕18号文件规定格式印制，不符合的，应规范。
二、会计档案
1、凭证的整理
对装订好的凭证，按年度和形成时间先后顺序排列，并依次编案卷号，用会计凭证专用案卷目录纸，抄写案卷目录，然后将凭证依次装入填写好的凭证袋中。
2、对本单位形成的决算报表的整理
对本单位形成的决算报表，按文书档案传统的整理方法和装具整理、装订。多年拉通编案卷号（案卷号一般不超过三位数）。用文书档案传统整理方法的案卷目录表，填写案卷目录
3、对帐簿、报表、工资名册、银行余额调节表、银行对账单的整理
用会计档案盒作装具，整理方法是：
A、对会计文件材料分类别、分保管期限，加上封面，装订成卷。
封面上须有四个内容，一是案卷标题，二是类别，三是案卷号，四是保管期限。
B、排列、编号。对一个年度的上述档案整理装订成卷后，按保管期限，从长至短顺序排列编号，编制案卷目录。
对第二个年度的档案按上述方法整理、排列好后，接着上年的案卷号，编案卷号，编制案卷目录。
C、然后将案卷装入卷盒中。填写卷盒封面、背脊。
从会计档案整理的方法可以得知，会计档案应编制三个案卷目录，即：永久的决算报表一个目录，凭证一个目录，其余的定期一个目录。
为什么会计档案要编三个通号，编制三个目录？
理由是：减少目录个数，便于管理，便于检索、利用；
减少在柜架上排列的头绪，减少预留空位，可最大限度提高柜架和库房的利用率。
4、关于帐簿、凭证盒的格式及式样问题。
重庆市档案局没有向区县颁发过会计档案装具的式样和标准，会计档案装具的式样基本上是由各区县自己设计或选定。但不管怎样选定和设 计，应把握的基本要求是：
（1）封面必须有全宗号、卷号、年度、保管期限；
（2）背脊必须有年度、卷号等项目。
5、会计档案案卷目录问题
前面谈到，会计档案有会计凭证用案卷目录；帐簿、报表用案卷目录两种格式。
为什么要设计两种不同格式的案卷目录？
是根据会计档案的形式不同，内容的不同，以及目录编写要素、检索要素的不同而确定的。
应用两种不同的案卷目录格式，能使目录编写简单、检索方便。
会计凭证案卷目录式样
会计帐簿、报表案卷目录式样
6、会计档案归档范围问题
不应归入会计档案的文件材料，如：经费预算、统计报表、调资定级类文件、财务制度等文件，不归入会计档案。
7、下级单位报送的会计年度报表（决算），保管期限划分问题
按规定，保管期限为10年。此材料下级单位必须作永久保存。
三、照片档案
（一）关于《重庆市照片档案收集整理实施细则》出台的背景
为更好地贯彻实施国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821－2002（以下简称《规范》），加强照片档案的收集和整理工作，重庆市档案局于2006年8月15日印发了《重庆市照片档案收集整理实施细则》（以下简称《实施细则》）。出台这个《实施细则》，一是使《规范》进一步具体化，使其操作性更强；二是结合重庆市实际，将《规范》的某些条款（比如照片号的编制、检索工具的种类等）进行了简化；三是增加了数码照片归档整理的要求。国家标准没有包括数码照片的归档整理要求，但在实际工作中，数码照片越来越广泛地应用于办公，数码照片的归档整理工作不可避免地摆在了档案工作者面前,《实施细则》对数码照片的归档整理要求作了具体规定。
（二）关于照片档案的收集
关于照片档案的收集，《规范》上已作了具体规定，《实施细则》补充规定了在科技活动中形成的照片档案也应当收集归档。收集照片档案时应当收集主要照片归档，所谓主要照片是指具备“主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁”这四个特征的照片。因此，我们建议，在照片档案数量不太多的单位，照片档案的保管期限划分应从简，一般只确定一种期限，要么永久，要么长期，一般不收集短期保管的照片，这和收集主要照片归档的要求是一致的。
（三）关于照片档案的整理
1、照片号的编制
《实施细则》规定照片号有三种格式，其中格式一（即全宗号－保管期限代码－张号）适用于党政机关、社会团体；格式二（全宗号－分类号－张号）和格式三（全宗号－分类号－册号－张号）适用于企业事业单位。
2、题名的拟写
每张照片均应拟写题名。照片题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。如果同属一次活动形成的一组照片，每张照片的题名应准确反映本张照片的基本内容，不能雷同。
3、说明与题名的关系
文字说明是综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示照片所反映的全部信息。如果题名已能全面反映照片信息，文字说明可从简或省略。亦可标注照片的来源、版权等。不能把说明与题名混淆。
（四）关于数码照片的整理
数码照片归档总的要求是按照国家标准《电子文件归档与管理规范》的要求归档，特别强调两点：一是数码照片归档应遵循双轨制原则，即把数码照片刻制光盘归档的同时，应当把永久和长期保存的数码照片冲洗出来，按照银盐感光材料照片归档的要求进行整理。二是数码照片刻制光盘归档时，光盘内的信息组织结构应按照下列示意图进行组织：
根目录
' â (
说明文件 著录文件 照片档案子目录
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照片文件 照片文件
（五）《实施细则》的执行时间、装具的要求
《实施细则》要求从发布之日起施行。现在各区县（自治县、市）档案局提供的装具大都不符合要求。从2007年1月1日起，各区县（自治县、市）档案局提供的装具必须符合规范要求，不符合规范要求的一律停止使用。
四、文书档案、会计档案、照片档案目录录入及目录制作
（一）文书档案
1. 录入时基础工作
(1)全宗管理
在文档一体化管理系统控制面板下[系统维护]—全宗管理（下一步）—单全宗或多全宗（下一步）—全宗号、全宗名称填写（下一步）—（完成）。
(2)档号设置
在文档一体化管理系统控制面板下[系统维护]—档号格式—双击进入文书档案下简化方法整理—档号项设置（全宗号4位、保管期限1位、归档年度4位、件号4位）—（完成）。
(3)录入界面设置
在文档一体化管理系统控制面板下[档案管理]—档案录入—档案录入菜单—文书档案简化方法整理—新增—档案录入界面—菜单[工具]（卡片输入界面设计）—设置必备项目（件号、文号、题名、责任者、页数、文件形成时间、全宗号、保管期限、归档年度、档号、备注（用得最多的放在前面）—保存。
(4)数据结构修改
在文档一体化管理系统控制面板下[系统维护]—信息门类—档案—文书—简化整理—修改—结构—字段列表（选择需值继承的项目，如题名、责任者、文号等）—增加—属性（值继承）—确定。
2.目录录入
录入要求按重庆市档案局制发的《归档文件整理实施细则》（渝档发〔2001〕18号文）为准。
必录项目：责任者、文号、题名、日期、页数、档号（全宗号—保管期限—年度—件号）。
选择性项目，如密级、主题词、份数、备注等视情况录入，并按行业标准DA/T18—1999《档案著录规则》执行。
其它门类档案录入时应按《档案著录规则》制定相应录入规则。
3.查询（定义条件、设置查询项）。
4.目录制作
(1)归档文件目录制作
以制作2001年度期限为永久的归档文件目录为例，点击进入档案录入菜单[报表]→归档文件目录→查询条件定义→（如选择高级查询）→查询字段（归档年度）—比较关系（等于）—比较数值（如2001）→添加→查询字段（保管期限）—比较关系（等于）—比较数值（如永久）→添加→查询→排序（如件号升序，确定）→预览→打印。
(2)归档文件目录封面制作
点击进入档案录入菜单[报表]→归档文件目录封面→预览（选择“当前记录”）→打印。
(3)文号索引（文号—题名—档号）
发文代字以渝档发为例。点击进入档案录入菜单[报表]→文件编号与档号对照表→查询条件定义→（如选择高级查询）→查询字段（文号）—比较关系（包含）—比较数值（渝档发）→添加→查询→排序（选择文号，升序，确定）→预览→打印。同理进行其它文号索引。
(二)会计档案
按重庆市档案局、重庆市财政局关于贯彻财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的补充通知（渝档发〔1999〕56号文）要求为准。会计档案分四大类，三个部分排列通号，编三本案卷目录。
1.财务报告类（永久）部分
(1)目录录入
设置录入界面（方法同上）。
必录项目：全宗号、目录号、会计类别、案卷号、题名、年度、页数、期限。
选择性项目，可视实际情况录入。
(2)目录制作
以制作2005年度期限为永久的财务报告类目录为例，点击进入档案录入菜单[报表]→会计档案案卷目录→查询条件定义→（如选择高级查询）→查询字段（目录号或会计类别）—比较关系（等于）—比较数值（如“1”或财务报告）→添加→查询字段（年度、保管期限）—比较关系（等于）—比较数值（2005、永久）→添加→查询→排序（选择案卷号，升序，确定）→预览→打印。
2.会计账簿等类部分（除属永久的财务报告类、会计凭证类）
录入与目录制作方法、要求同财务报告类（永久）部分；以制作2005年度此类的会计档案案卷目录为例，点击进入档案录入菜单[报表]→会计档案案卷目录→查询条件定义→（如选择高级查询）→查询字段（目录号）—比较关系（等于）—比较数值（如“2”）→添加→查询字段（年度）—比较关系（等于）—比较数值（2005）→添加→查询→排序（选择案卷号，升序，确定）→预览→打印。
3.会计凭证类部分
(1)目录录入
设置录入界面（方法同上）。
必录项目：全宗号、目录号、会计类别、案卷号、题名、年度、起止日期、起止凭证号、保管期限。
选择性项目，可视实际情况录入。
(2)目录制作
以制作2003年度的会计凭证类案卷目录为例，点击进入档案录入菜单[报表]→会计档案案卷目录（会计凭证）→查询条件定义→（如选择高级查询）→查询字段（会计类别或目录号）—比较关系（等于）—比较数值（会计凭证或“3”）→添加→查询字段（年度）—比较关系（等于）—比较数值（如2005）→添加→查询→排序（选择案卷号，升序，确定）→预览→打印。
(三)、照片档案
严格按照《重庆市照片档案归档整理实施细则》的通知（渝档发〔2006〕36号文）要求录入并制作目录。
1.目录录入
设置录入界面 (方法同上)。
必录项目：张号、题名、文字说明、拍摄时间、摄影者、底片号、全宗号、保管期限。
选择性项目：如参见号、拍摄地点、备注等可视实际情况录入。
2.目录制作
点击进入档案录入菜单[报表]→照片档案基本目录→全部记录→预览→打印。
奉节县档案局
二00六年十一月十日
